PROCEDIMIENTO

Procedimiento para el Tratamiento de Datos Personales

1. OBJETIVO

Establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal que son objeto de tratamiento por parte de OPEN MARKET LTDA, en desarrollo de su objeto social, atendiendo la normatividad y legislación local vigente frente a la protección de datos personales.

2. ALCANCE

El procedimiento de tratamiento de la información contenida en este documento regula todos los procesos de la Organización, que involucren el tratamiento de datos de carácter personal. En este contexto, el procedimiento es de carácter obligatorio para colaboradores, proveedores y clientes independientemente de la relación contractual o del tipo de modalidad de contrato que los relacione, siempre que tengan acceso a datos personales sobre los que OPEN MARKET, tenga alguna responsabilidad.

Las condiciones contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2.015 “Por los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012.”

3. DEFINICIONES

3.1 AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso, escrito, verificable e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

3.2 BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que es o va a ser objeto de Tratamiento.

3.3 DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.4 DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

3.5 TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, difusión o supresión

3.6 DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

3.7 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, quien es nombrado por el Representante Legal del Responsable del Tratamiento. En Open Market corresponde al rol de Oficial de Protección de Datos Personales.

3.8 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

3.9 TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 FINALIDADES: Al momento en que los titulares de datos personales den su autorización a OPEN MARKET, para la recolección y tratamiento de sus datos personales, los mismos podrán usarse para las finalidades establecidas en el presente procedimiento de tratamiento de datos, tales como:

4.1.1 Para la selección de personal, estudio de hojas de vida, verificación de datos suministrados por el candidato, exámenes de salud de ingreso y/o egreso de la compañía, suministro de datos personales para las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, datos de los familiares del personal contratado bajo cualquier modalidad por la compañía, cuentas bancarias para pagos de salarios y honorarios y en general la aceptación de los procedimientos internos de selección, ingreso, salud ocupacional y contratación como colaborador o contratista en OPEN MARKET, o cualquier división de negocio o cualquiera de las empresas que llegaren a ser vinculadas o asociadas, y todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales enmarcados en el cumplimiento de las relaciones, objetivos, obligaciones, derechos y demás elementos originados en el tipo de vinculación contractual en el marco laboral, civil, comercial o contractual.

4.1.2 Procesar certificaciones laborales.

4.1.3 Almacenar los datos e información personal suministrada antes, durante y después de la relación contractual, aplicando las medidas de seguridad necesarias.

4.1.4 Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de las partes.

4.1.5 Cumplir con los procesos internos de la Organización.

4.1.6 Entregar información a terceros para evaluación y clasificación de proveedores o clientes.

4.1.7 Enviar la facturación y/o pago correspondiente a los clientes, proveedores, contratistas y/o colaboradores.

4.1.8 Transmitir y/o transferir datos personales a terceros con los cuales se haya celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos.

4.1.9 Adelantar actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes, proveedores, contratistas y colaboradores y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.

4.1.10 Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.

4.1.11 Realizar consultas y reportes a centrales de riesgo.

4.1.12 Crear y actualizar la base de datos de clientes, proveedores, contratistas y colaboradores.

4.1.13 Atender y dar trámite a las quejas formuladas por los usuarios finales de los productos.

4.1.14 Contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstos en el presente procedimiento.

4.2 CLÁUSULAS O AUTORIZACIONES: Para la aplicación del presente procedimiento OPEN MARKET implementará al menos los siguientes formatos, textos o cláusulas:

4.2.1 Autorización tratamiento de datos personales clientes: Es un texto que se incorpora al formulario estudio financiero cliente potencial, actualización de datos, o algún otro documento que suscriban los clientes y potenciales clientes, en donde éstos autorizan a OPEN MARKET, a recopilar sus datos personales y a darles el tratamiento correspondiente a las finalidades para las cuales sus datos son recopilados. Esta autorización debe contemplar la autorización para la administración de datos de índole comercial o financiera, destinada al cálculo del riesgo crediticio y su consulta y reporte ante Centrales de Riesgos; así como para la administración de datos personales no comerciales o financieros y aquellos datos sensibles que OPEN MARKET LTDA. requiera conocer de sus clientes para facilitar su relación, tales como la huella digital. (ANEXO 1 Autorización Tratamiento Datos Personales).

4.2.2 Autorización tratamiento datos personales colaboradores: Es un texto mediante el cual los colaboradores o potenciales colaboradores autorizan a OPEN MARKET. a recopilar sus datos personales y a darles el tratamiento correspondiente a las finalidades para las cuales sus datos son recopilados. Esta autorización debe contemplar la autorización para la administración de datos de índole comercial o financiera, destinada al cálculo del riesgo crediticio y su consulta y reporte ante Centrales de Riesgos; así como para la administración de datos personales no comerciales o financieros y aquellos datos sensibles que OPEN MARKET requiera conocer de sus colaboradores para facilitar su relación, incluyendo los procesos de selección, vinculación, asignación de funciones, planes de beneficios otorgados directamente o en convenio con terceros, entre otros. (FGG-14-01 Cláusula Tratamiento de Datos Personales – Colaboradores).

4.2.3 Certificación de existencia de autorización para recibir Datos Personales entregados por Terceros: Es un texto que se debe incluir en los documentos, contratos, alianzas, acuerdos, convenios, etc., que OPEN MARKET suscriba con otras entidades, empresas o personas, en donde éstas últimas certifican que, en caso de entregar datos personales de terceros a la Organización, esos terceros han autorizado dicha entrega. En estos casos, la Organización debe garantizar que la finalidad para la cual el tercero recibió los datos se enmarca dentro de la actividad comercial y financiera de OPEN MARKET. (ANEXO 1 Autorización Tratamiento Datos Personales).

4.2.4 Autorización Datos Personales Visitante: Es un texto mediante el cual un visitante suministra su autorización para que sus datos personales sean recogidos y administrados por parte de OPEN MARKET para el acceso a ciertas áreas comunes.

4.2.5 Otras Autorizaciones: Los proveedores de la Organización, accionistas y miembros de la Junta Directiva deben autorizar de manera expresa a OPEN MARKET. para que haga tratamiento de sus datos personales para los fines que respecto a cada uno de tales grupos de interés se requiera.

4.2.6 Las cláusulas o formatos de autorización para la recolección de datos personales deben contener mínimo, las siguientes características:

• Nombre del titular del dato.
• Fecha.
• Tratamiento al cual serán sometidos los datos y las finalidades del mismo.
• Texto de autorización del titular para la recolección y tratamiento del dato por parte de OPEN MARKET.

4.3 DERECHOS DE LOS TITULARES: Los titulares de los datos personales contenidos en archivos que reposen en los sistemas de información de OPEN MARKET, tienen derecho a:

4.3.1 Recibir la solicitud para dar autorización sobre el tratamiento de sus datos personales.

4.3.2 Presentar consultas relacionadas con el tratamiento y contenido de sus datos.

4.3.3 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

4.3.4 Solicitar prueba de la autorización otorgada a OPEN MARKET, para el tratamiento de sus datos.

4.3.5 Obtener de OPEN MARKET, la información relacionada con el manejo de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrónico, de tal forma que ésta sea de fácil lectura y sin barreras técnicas que impidan su acceso. Para estos efectos el titular podrá autorizar a terceros, a su representante legal o a sus causahabientes, según sea el caso y entiende que éstos podrán ser solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.

4.3.6 Solicitar la exclusión de su información personal de registros o bases de datos.

4.3.7 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que haya un derecho contractual de por medio.

4.3.8 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley que regule la protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

4.4 DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO: En desarrollo de este procedimiento OPEN MARKET, asume los siguientes deberes:

4.4.1 Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos.

4.4.2 Conservar la autorización de tratamiento de datos otorgada por el titular, para ser consultada posteriormente.

4.4.3 Atender las consultas y reclamaciones interpuestas por los titulares de la información de conformidad con los procedimientos y tiempos de respuesta establecidos en la normatividad y legislación local vigente.

4.4.4 Obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales en custodia.

4.4.5 Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.

4.4.6 Aplicar este procedimiento sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad.

4.4.7 Regular en los contratos con terceros el acceso a los archivos que contengan datos de carácter personal.

4.4.8 Al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se requiere esa información.

4.4.9 Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

4.5 DATOS SENSIBLES: De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

OPEN MARKET LTDA., se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles. Por lo tanto, en el evento que de manera expresa nos autorice el uso de datos sensibles, que revelen datos sobre su estado de salud, condiciones médicas o tratamientos farmacológicos prescritos, OPEN MARKET se obliga a hacer uso de los mismos de conformidad con las reglas establecidas en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. La autorización de uso de datos sensibles es facultativa y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productos o servicios.

4.6 DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y NIÑAS: En OPEN MARKET, la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes, es tratada de forma estrictamente confidencial, en respeto de sus derechos fundamentales y en estricta observancia de sus intereses superiores.

Los datos personales de niños y niñas son utilizados por la Organización garantizando que en todo caso se utilizan para su óptimo desarrollo a través de diferentes programas de bienestar, respetando el interés superior del niño.

4.7 VIDEO VIGILANCIA E IMÁGENES: La Compañía podrá utilizar video vigilancia para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones. Esta información podrá ser empleada como prueba en cualquier clase de proceso interno y/o ante cualquier tipo de autoridad, entidad y/u organización.

La Organización también podrá realizar toma de imágenes fotográficas para:

4.7.1 Reconocimiento de los colaboradores en los diferentes medios, tales como, periódico corporativo, web interna y/o externa entre otros.

4.7.2 Publicaciones informativas internas y/o externas.

4.7.3 Presentaciones corporativas internas y externas

4.8 AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas y procedimientos de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. (Anexo 2).

4.9 OPEN MARKET se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento este procedimiento de Tratamiento de datos personales. OPEN MARKET, publicará en su sitio cualquier cambio en este procedimiento. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a este procedimiento, se comunicará este hecho a los titulares de la información, y se indicará la fecha a partir de la cual regirá el nuevo procedimiento. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.

4.10 VIGENCIA: Las directrices de Tratamiento de Datos Personales entran en vigencia a partir de la fecha y hasta el momento en que la sociedad deje de ejercer su objeto social. Los datos personales tratados por OPEN MARKET permanecerán en la base de datos de la Organización hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Los titulares podrán hacer la solicitud de sus derechos respecto sus datos personales tratados por OPEN MARKET, a través de los siguientes mecanismos:

• Dirección electrónica: www.openmarket.com.co formulario de la sección “Tratamiento de Datos”
• Envío de correo electrónico a cumplimiento@openmarket.com.co
• Comunicación telefónica en la ciudad de Bogotá, Colombia, o tel. (57)1 7470000.
• Directamente en oficinas OPEN MARKET en Colombia: Carrera 69 No 21 – 63 edificio administrativo, Bogotá, Colombia.

5.1.1 En los cuales podrá solicitar consulta, actualización y/o rectificación de datos personales y tendrá derecho de:

• Derecho de acceso: El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de OPEN MARKET, usted podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

• La petición será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamos: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y/o revocatoria de la autorización cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante OPEN MARKET, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
5.2 Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:

5.2.1 El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.

5.2.2 Su representante, previa acreditación de la representación.

5.3 Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por OPEN MARKET y contener, como mínimo, la siguiente información:

5.3.1 El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

5.3.2 Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

5.3.3 La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

5.3.4 En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

5.4 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

6. RESPONSABLES

6.1 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: OPEN MARKET LTDA: Identificada con el NIT 860.350.940-1, domiciliada en la ciudad de Bogotá en la dirección Carrera 69 No 21 -63 Edificio Administrativo, es responsable del tratamiento de datos personales y datos sensibles de sus colaboradores, proveedores y clientes, dando cumplimiento al presente procedimiento y políticas aplicables.

6.2 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL: Los datos personales que OPEN MARKET, recolecte, almacene y cualquier otra forma trate, serán administrados por el personal de OPEN MARKET, serán confidenciales y solo serán utilizados como se establece en el ítem 4.1 del presente procedimiento.

6.3 RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: El asignado por la Organización como Oficial de Protección de Datos Personales; para atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos es el Gerente de Auditoría, quien está ubicado en la Carrera 69 No 21 – 63 edificio administrativo en Bogotá, Colombia y puede ser contactado a través de la página web www.openmarket.com.co o al correo electrónico cumplimiento@openmarket.com.co.